La Archivística es la disciplina que trata de la organización, del funcionamiento y del estudio de los archivos. Desde muy antiguo se ha sentido la necesidad, tanto por parte de las personas privadas como por parte del Estado, y por todos los niveles de la Administración, de conservar los documentos, que hacen referencia a la administración y a las relaciones jurídicas, en un lugar determinado y bien ordenados. Naturalmente este proceso se ha consolidado y ha alcanzado grandes dimensiones con la difusión y generalización del uso de la escritura y por la progresiva organización de la administración y su burocratización
El archivos es importante para la administración ya que permite toma de decisiones y Fuentes de historia.
Gestión documentalConjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes ala planificación y buen manejo de los archivos para que estos se conserven (Art. 3. ley 594 de 2000).
Esto con el fin de que haya transparencia en la gestión administrativa.Debe de haber un equipo que dirija y se responsabilice de la documentació
PDG (programa de gestion doc.)
-programa de gestión documentalSe compone de consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivistito.Se basa en la adopción de tablas de retención documental, seguimiento, identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus flujos de información.Proceso de producción de documentos:
1-Creación y diseño de documentos: se basa en métodos de impresión y selección de soportes documentales.
2-Normalización de la producción documental: Formatos impresos y numerote copias de los archivos.Proceso de recepción:
1-Radicación: Procedimiento en el que se le asigna un numero a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia, fecha y hora.
2-Registro: Procedimiento en el que las entidades ingresan en subsistemas, se caracteriza por datos anexos.Proceso de distribución:
1-Distribución de documentos recibidos: consiste en registrar la llegada del documento identificación de dependencias.
2-Distribución de documentos internos: Identificación de dependencias, enrutamiento de documentos a dependencia.
3-Distribución de documentos enviados: Definición de medios de distribución, fax, correo, etc.Proceso de tramite:
1-Recepción de solicitud o tramite: Diligenciamiento de platilla de control y ruta de tramite.
2-Respuesta: Preparación y proyección de respuesta.Proceso de organización:
1-clasificación documental: Aplicación del atabla de retención y/o valoración de la dependencia.Conformación de series y subseries de documentos.
2-ordenación documental: Crear y cerrar expedientes, organización de series documentales, foliación.
3-Descripción documental: Análisis de información y extracción de contenidos.Los documentos son importantes por que permiten comunicación humana.Son medio valioso de información, son comprobantes es decir sirven de constancia.
CLASES DE DOCUMENTOS-Sustantivos: se derivan de las funciones específicas de la entidad.-Facilitativos: Son documentos comunes a todas las instituciones.Ciclo vital de los documentos
Primera edad: planificación
Segunda edad: vigencia
Tercera edad: fase permanente
VALORACION
Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada fase de archivo.
Primarios
-administrativo
-Legal-Fiscal-contable-Técnico
secundarios:
-historia
-cultura
-ciencia
-investigacion
Podemos llevar el manejo de nuestros archivos mediante:
Cuadro de clasificacion documental
lunes, 24 de agosto de 2009
miércoles, 19 de agosto de 2009
La Contabilidad
La contabilidad es la disciplina que sirve para proporcionar información útil en la toma de decisiones económicas. Ha venido siendo definida como Ciencia del Patrimonio, y ello porque su objeto es el estudio y la representación del patrimonio empresarial, tanto desde un punto de vista estático como dinámico.
El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o Estados Financieros que son los que resumen la situación económica y financiera de la empresa. Esta información resulta útil para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.
•
La contabilidad como Ciencia y Técnica
Contable
• Ciencia: Puesto que es un conocimiento verdadero. No es una suposición de hechos sin relevancia alguna, al contrario, analiza cada hecho económico y en todos aplica un conocimiento adquirido. Es un conocimiento sistemático, verificable y falible. Busca, a través de la formulación de hipótesis, la construcción de conjuntos de ideas lógicas (teorías) que sirvan para predecir y explicar los fenómenos relativos a su objeto de estudio.
• Técnica: Porque trabaja con base en un conjunto de procedimientos o sistemas para acumular, procesar e informar datos útiles referentes al patrimonio. Es una serie de pasos para realizar una tarea y en contabilidad la tarea es el registro, la teneduria de libros.
• Sistema de Información: De acuerdo con las opiniones y enfoques profesionales más modernos, la contabilidad es en sí un subsistema dentro del Sistema de Información de la Empresa, toma toda la información de una empresa referente a los elementos que definen el Patrimonio, la procesa y la resume de tal forma que cumpla con los criterios básicos que uniforman la interpretación de la Información Financiera (contable), de esta manera analistas financieros y no financieros usan la información contable, de ahí se concluye que independientemente de las definiciones anteriores, la contabilidad es en sí un Sistema de Información.
Algunos enfoques más actuales hablan también de la contabilidad como Tecnología social, dado que la tecnología se encarga de conjugar saberes científicos y técnicos para la resolución de problemas concretos. La contabilidad aplica conocimientos científicos (provenientes de campos como la economía, por ejemplo) y técnicos (como su técnica específica, la de la partida doble) para poder elaborar información útil para la toma de decisiones.
Estas caracterizaciones de la Contabilidad, con altos grados de componente científico y tecnológico la han caracterizado especialmente en los últimos 100 años, llegando a conformarse incluso "escuelas" o tendencias en su comprensión. Así por ejemplo se habla de las escuelas latina y anglosajona de la Contabilidad. La escuela latina se caracteriza, fundamentalmente, por su orientación forense y la construcción de evidencias del proceso de la información, facilitando así los procesos de control organizacional. La escuela anglosajona, por su parte, se orienta más a los procesos de revelación de estados financieros dirigidos a los mercados de valores y otros decisores estratégicos de las organizaciones. La escuela latina se ha desarrollado con más fuerza en los países continentales europeos y sus colonias respectivas. De igual modo la anglosajona ha tenido mayor presencia en Inglaterra, Estado Unidos y sus respectivas zonas colonizadas.
Historia [editar]
Retrato de Luca Paccioli, obra del pintor Jacopo de'Barbari (o Jacob Welsh-1440;1515-) expuesta en el Museo di Capodimonte (Nápoles)
El estudio de la contabilidad sobre una base científica tuvo su primera manifestación escrita con la publicación en Italia (Venecia) en 1494, de la famosa obra Summa de Arithmetica, Geometría, Proportioni e Proportionalita de Luca Pacioli (1445-1517) el autor, también conocido como Fray Luca de Borgo Sancti Sepulchri que dedicó treinta y seis capítulos de su obra a la descripción de los métodos contables empleados por los principales comerciantes venecianos. El autor dedica además parte de sus trabajos a la descripción de otros usos mercantiles, tales como contratos de sociedad, el cobro de intereses y el empleo de las letras de cambio. Se dice que en la antigüedad usaban o sabían leer la famosa lengua prada o "lengua del diablo" que era usada para investigar la contabilidad en la época clásica.
Según Paccioli las anotaciones en el libro Diario constan de dos partes claramente diferenciadas: una comenzando con la palabra por (el Debe del asiento) y la otra con la palabra a (el haber del asiento contable), antecedente del modelo de asiento contable tradicional. Dado que en aquella época no era costumbre la utilización del balance de situación sólo describe los usos en la elaboración del balance de comprobación de sumas y saldos, que era utilizado al agotarse las páginas del Mayor.
Estas eran efectuadas bajo las normas de la partida doble la cual Paccioli aseguraba que el solo enseñaba lo cual ya se ejecutaba mucho antes por los mercaderes, la partida doble asegura que por cada aumento del activo en el debe hay una disminución en las cuentas del pasivo y capital dentro del haber, así mismo habiendo una disminución en las cuentas del activo dentro del debe hay un aumento en las cuentas del pasivo y capital dentro del haber, así efectuándose las normas de la partida doble.
La traducción en inglés fue publicada en Londres por John Gouge o Gough en 1543. Se describe como Un Tratado Provechoso (A profitable treatyce), también denominado El Instrumento o Libro para aprender el buen orden de llevanza del famoso conocimiento llamado en Latin Dare y Habere, es decir, Debe y Haber.
Se publicó un pequeño libro de instrucción en 1588 por John Mellis de Southwark, en el que dice, "Soy el renovador y revividor de una antigua copia publicada aquí en Londres el 14 de agosto de 1543. John Mellis se refiere al hecho de que los principios de contabilidad que explica (que es un sistema simple de partida doble) sigue "la forma de Venecia." (...). La Contabilidad tiene un objetivo: Dar la información necesaria para la toma correcta de decisiones.
Patrimonio neto contable [editar]
Es el resultado de la suma de los bienes y derechos expresados en unidades monetarias y restándole a ese resultado las obligaciones también expresadas en la misma unidad de medida. Ese resultado expresa el valor neto ( expresado en unidades monetarias) de la empresa en un momento determinado y es a lo que se le llama Patrimonio Neto Contable. Se halla calculando la diferencia entre el Activo ( así se llaman en contabilidad a los bienes y a los derechos) y el Pasivo ( así se le llama a las obligaciones).
Elementos de los estados financieros [editar]
Son cada uno de los bienes, derechos y obligaciones que forman parte del patrimonio de las empresas. El Marco conceptual del IASB (International Accounting Standard Board) define cinco elementos básicos que componen la contabilidad: Activo, Pasivo, Patrimonio, Gastos e Ingresos. Todo ellos deben seguir un itinerario lógico para su adecuada contabilización, que son: Definición, Reconocimiento y Medición, los cuales quedan reflejados en los estados financieros.
Masas patrimoniales [editar]
El activo es el conjunto de bienes y derechos que posee la empresa. El pasivo está formado por las obligaciones hacia terceros (Pasivo Exigible) y los fondos propios de la empresa (Pasivo No Exigible). Los Fondos Propios, también llamados Capital o Neto Patrimonial, por ser la diferencia entre el Activo y el Pasivo Exigible, son por tanto el valor contable neto de la empresa, ya que representa el valor de los bienes y derechos que la empresa no debe a nadie.
Paquetes contables [editar]
Son software de aplicación que permite realizar los ingresos de datos de comprobadores ligados a una aplicación de (ingresos y egresos) También son una excelente herramienta que posibilita que la labor del contador sea más eficaz y eficiente. Son programas computacionales que permiten llevar registros de todas las actividades y procesos contables de una empresa así como la preparación de los diferentes reportes como estados financieros.
Y estos permiten un mejor desarrollo en la realización de las labores contables de una formas mucho más rápida, ordenada y una mejor presentación en los reportes contables e informes financieros.
Las cuentas [editar]
Instrumento de representación y medida de cada elemento patrimonial.Se utiliza una palabra y un número, la palabra representa el elemento cualitativo de la cuenta y el número el elemento cuantitativo. Dichas palabras y números son la representación de la realidad de los elementos del patrimonio escritos en un papel. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. Gráficamente se dibujan como una T, donde a la parte izquierda se llama "Débito" o "Debe" y a la parte derecha "crédito"o "haber", sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una mera situación física dentro de la cuenta.( el debe es la parte izquierda de la cuenta y el haber es la parte derecha de la cuenta y no otra cosa como lo puede indicar su palabra) Hay dos tipos de cuenta: de patrimonio y de gestión o de resultados. Las cuentas de patrimonio aparecerán en el Balance y pueden formar parte del Activo o del Pasivo (y dentro de éste, del Pasivo exigible o del Capital, también llamado Fondos propios o Patrimonio Neto). Las cuentas de gestión o de resultados son las que reflejan ingresos o gastos y aparecerán en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Independientemente de si las cuentas son de Patrimonio o de Resultados, también se dice que por su naturaleza son deudoras o acreedoras. Las cuentas son deudoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un activo o siendo de Gestión se refieren a un gasto y son acreedoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un pasivo o a una cuenta de capital, o cuando siendo de Gestión se refieren a un ingreso. Una cuenta complementaria de activo o de pasivo puede invertir la lógica anterior, por ejemplo la Estimación para Cuentas Incobrables o de Inventarios Obsoletos o de Lento Movimiento que siendo cuentas de activo su naturaleza es acreedora. También podemos tener cuentas complementarias en las cuentas de Gestión.
Un tipo muy común de cuenta son las cuentas Corrientes, es una cuenta identificada por una palabra y un número ( por ejemplo Cliente Se JJ y sus debitos y créditos) estas son cuentas que en cualquier momento pueden ser deudoras o acreedoras y su naturaleza la define solamente el hecho de si son cuentas de Patrimonio o de Gestión, y más aún dentro de las clasificaciones anteriores es su ubicación específica dentro del estado financiero lo que define su naturaleza, no olvidemos son cuentas que pueden ser deudoras o acreedoras.
Convenio de cargo y abono y sistema de Partida doble [editar]
Cargar o debitar una cuenta es hacer una anotación en el Debe. Abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotación en el Haber. En las cuentas de activo, cuanto éste aumenta, se cargan, y cuando disminuye, se abonan. En las cuentas de pasivo y de capital, cuando éste aumenta, se abonan, y cuando disminuye, se cargan. El sistema de Partida Doble consiste en que en cada hecho contable, se ha de producir al menos un cargo en una cuenta y un abono en otra, y la suma de los cargos y los abonos efectuados deben ser iguales, en otras palabras, todos los recursos que existen en una empresa son el resultado de la aplicación de recursos que tuvieron una fuente definida.
• Véase también: Teoría del cargo y del abono
Saldo [editar]
Se llama saldo de una cuenta a la diferencia entre los débitos y créditos.
Cuando los débitos sean mayores que los créditos será saldo Deudor
Cuando los créditos sean mayores que los débitos será saldo Acreedor
Cuando los débitos sean iguales a los créditos, se entenderá que la cuenta esta saldada, balanceada o sin saldo.
Los libros contables [editar]
• El Diario o Jornal. Donde se recogen, día a día, los hechos económicos. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama "asiento". Registro de transacciones suscitadas del giro de la empresa.
• El Mayor o Ledger. En él se recogen todas las cuentas, con todos los cargos y abonos realizados en las mismas. Libro resumen del registro del movimiento de una cuenta específica.En el cual también van las inversiones (gastos y ganancias) que la empresa tuvo en ese lapso de tiempo.
• El Libro de Balances o Balance sheet. Los libros de Balances reflejan la situación del patrimonio de la empresa en una fecha determinada.
Los Balances se crean cuando hemos pasado las cantidades de las cuentas de los asientos a su libro mayor.
Existen otros libro que se denominan auxiliares o subdiarios:
• El Libro De Compra Y Venta. Son los libros en que se ingresan las operaciones resultantes por las compras y ventas de un periodo. Sus columnas más importantes son: Fecha|Proveedor o Cliente|N° Documento|Neto|IVA|TOTAL
• El Libro de Caja Americano. Este libro se lleva cuando se utiliza el sistema jornalizador, lo particular de este es que maneja tanto los ingresos como egresos de la caja.
Tipos de contabilidad [editar]
• Artículo principal: Tipos generales de contabilidad
Según los tipos de usuarios (Externos-Internos), pueden ser:
1. Contabilidad financiera.
Da información esencial del funcionamiento y estado financiero de la empresa a todos los agentes económicos interesados (clientes, inversores, proveedores, Administraciones Públicas, etc.). Viene regulada y planificada oficialmente para su comprensión por todos. Se trata de dar constancia a las ratios de Competitividad, Rentabilidad y Productividad para poderles dar utilidad en la actividad de la organización.
2. Contabilidad Directiva.
Que engloba Contabilidad de costos o Contabilidad de gestión. Es la contabilidad interna, para el cálculo de los costos y movimientos económicos y productivos en el interior de la empresa. Sirve para tomar decisiones en cuanto a producción, organización de la empresa, etc.
Los Criterios de medición [editar]
Según el Marco Conceptual para la preparación y presentación de los estados financieros, existen 4 criterios de medición:
• Costo histórico:
Los activos se registran por el monto de efectivo o equivalentes de efectivo pagados, o por el valor justo del activo entregado a cambio en el momento de la adquisición. Los pasivos se registran por el valor del producto recibido a cambio de incurrir en la obligación o, en algunas circunstancias (por ejemplo, impuesto a la renta por pagar) por los montos de efectivo o equivalentes de efectivo que se espera pagar para extinguir la correspondiente obligación.
• Costo Corriente:
Los activos se llevan contablemente por el monto de efectivo, o equivalentes de efectivo, que debería pagarse si se adquiriese en la actualidad el mismo activo u otro de similares características. Los pasivos se registran al monto de efectivo o equivalente de efectivo que se requiere para liquidar la obligación al momento presente.
• Valor Realizable:
Los activos se registran contablemente por el monto de efectivo o equivalentes de efectivo que podrían ser obtenidos, en el momento presente, en la venta no forzada de los mismos. Los pasivos se registran a sus valores de liquidación, esto es, los montos sin descontar de efectivo o equivalentes de efectivo, que se espera pagar por las obligaciones en el curso normal de las operaciones.
• Valor Actual:
Los activos se registran contablemente al valor actual, descontando las futuras entradas netas de efectivo que se espera genere la partida en el curso normal de las operaciones. Los pasivos se registran por el valor actual, descontando las salidas netas de efectivo que se necesitarán para pagar las obligaciones, en el curso normal de las operaciones
El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o Estados Financieros que son los que resumen la situación económica y financiera de la empresa. Esta información resulta útil para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.
•
La contabilidad como Ciencia y Técnica
Contable
• Ciencia: Puesto que es un conocimiento verdadero. No es una suposición de hechos sin relevancia alguna, al contrario, analiza cada hecho económico y en todos aplica un conocimiento adquirido. Es un conocimiento sistemático, verificable y falible. Busca, a través de la formulación de hipótesis, la construcción de conjuntos de ideas lógicas (teorías) que sirvan para predecir y explicar los fenómenos relativos a su objeto de estudio.
• Técnica: Porque trabaja con base en un conjunto de procedimientos o sistemas para acumular, procesar e informar datos útiles referentes al patrimonio. Es una serie de pasos para realizar una tarea y en contabilidad la tarea es el registro, la teneduria de libros.
• Sistema de Información: De acuerdo con las opiniones y enfoques profesionales más modernos, la contabilidad es en sí un subsistema dentro del Sistema de Información de la Empresa, toma toda la información de una empresa referente a los elementos que definen el Patrimonio, la procesa y la resume de tal forma que cumpla con los criterios básicos que uniforman la interpretación de la Información Financiera (contable), de esta manera analistas financieros y no financieros usan la información contable, de ahí se concluye que independientemente de las definiciones anteriores, la contabilidad es en sí un Sistema de Información.
Algunos enfoques más actuales hablan también de la contabilidad como Tecnología social, dado que la tecnología se encarga de conjugar saberes científicos y técnicos para la resolución de problemas concretos. La contabilidad aplica conocimientos científicos (provenientes de campos como la economía, por ejemplo) y técnicos (como su técnica específica, la de la partida doble) para poder elaborar información útil para la toma de decisiones.
Estas caracterizaciones de la Contabilidad, con altos grados de componente científico y tecnológico la han caracterizado especialmente en los últimos 100 años, llegando a conformarse incluso "escuelas" o tendencias en su comprensión. Así por ejemplo se habla de las escuelas latina y anglosajona de la Contabilidad. La escuela latina se caracteriza, fundamentalmente, por su orientación forense y la construcción de evidencias del proceso de la información, facilitando así los procesos de control organizacional. La escuela anglosajona, por su parte, se orienta más a los procesos de revelación de estados financieros dirigidos a los mercados de valores y otros decisores estratégicos de las organizaciones. La escuela latina se ha desarrollado con más fuerza en los países continentales europeos y sus colonias respectivas. De igual modo la anglosajona ha tenido mayor presencia en Inglaterra, Estado Unidos y sus respectivas zonas colonizadas.
Historia [editar]
Retrato de Luca Paccioli, obra del pintor Jacopo de'Barbari (o Jacob Welsh-1440;1515-) expuesta en el Museo di Capodimonte (Nápoles)
El estudio de la contabilidad sobre una base científica tuvo su primera manifestación escrita con la publicación en Italia (Venecia) en 1494, de la famosa obra Summa de Arithmetica, Geometría, Proportioni e Proportionalita de Luca Pacioli (1445-1517) el autor, también conocido como Fray Luca de Borgo Sancti Sepulchri que dedicó treinta y seis capítulos de su obra a la descripción de los métodos contables empleados por los principales comerciantes venecianos. El autor dedica además parte de sus trabajos a la descripción de otros usos mercantiles, tales como contratos de sociedad, el cobro de intereses y el empleo de las letras de cambio. Se dice que en la antigüedad usaban o sabían leer la famosa lengua prada o "lengua del diablo" que era usada para investigar la contabilidad en la época clásica.
Según Paccioli las anotaciones en el libro Diario constan de dos partes claramente diferenciadas: una comenzando con la palabra por (el Debe del asiento) y la otra con la palabra a (el haber del asiento contable), antecedente del modelo de asiento contable tradicional. Dado que en aquella época no era costumbre la utilización del balance de situación sólo describe los usos en la elaboración del balance de comprobación de sumas y saldos, que era utilizado al agotarse las páginas del Mayor.
Estas eran efectuadas bajo las normas de la partida doble la cual Paccioli aseguraba que el solo enseñaba lo cual ya se ejecutaba mucho antes por los mercaderes, la partida doble asegura que por cada aumento del activo en el debe hay una disminución en las cuentas del pasivo y capital dentro del haber, así mismo habiendo una disminución en las cuentas del activo dentro del debe hay un aumento en las cuentas del pasivo y capital dentro del haber, así efectuándose las normas de la partida doble.
La traducción en inglés fue publicada en Londres por John Gouge o Gough en 1543. Se describe como Un Tratado Provechoso (A profitable treatyce), también denominado El Instrumento o Libro para aprender el buen orden de llevanza del famoso conocimiento llamado en Latin Dare y Habere, es decir, Debe y Haber.
Se publicó un pequeño libro de instrucción en 1588 por John Mellis de Southwark, en el que dice, "Soy el renovador y revividor de una antigua copia publicada aquí en Londres el 14 de agosto de 1543. John Mellis se refiere al hecho de que los principios de contabilidad que explica (que es un sistema simple de partida doble) sigue "la forma de Venecia." (...). La Contabilidad tiene un objetivo: Dar la información necesaria para la toma correcta de decisiones.
Patrimonio neto contable [editar]
Es el resultado de la suma de los bienes y derechos expresados en unidades monetarias y restándole a ese resultado las obligaciones también expresadas en la misma unidad de medida. Ese resultado expresa el valor neto ( expresado en unidades monetarias) de la empresa en un momento determinado y es a lo que se le llama Patrimonio Neto Contable. Se halla calculando la diferencia entre el Activo ( así se llaman en contabilidad a los bienes y a los derechos) y el Pasivo ( así se le llama a las obligaciones).
Elementos de los estados financieros [editar]
Son cada uno de los bienes, derechos y obligaciones que forman parte del patrimonio de las empresas. El Marco conceptual del IASB (International Accounting Standard Board) define cinco elementos básicos que componen la contabilidad: Activo, Pasivo, Patrimonio, Gastos e Ingresos. Todo ellos deben seguir un itinerario lógico para su adecuada contabilización, que son: Definición, Reconocimiento y Medición, los cuales quedan reflejados en los estados financieros.
Masas patrimoniales [editar]
El activo es el conjunto de bienes y derechos que posee la empresa. El pasivo está formado por las obligaciones hacia terceros (Pasivo Exigible) y los fondos propios de la empresa (Pasivo No Exigible). Los Fondos Propios, también llamados Capital o Neto Patrimonial, por ser la diferencia entre el Activo y el Pasivo Exigible, son por tanto el valor contable neto de la empresa, ya que representa el valor de los bienes y derechos que la empresa no debe a nadie.
Paquetes contables [editar]
Son software de aplicación que permite realizar los ingresos de datos de comprobadores ligados a una aplicación de (ingresos y egresos) También son una excelente herramienta que posibilita que la labor del contador sea más eficaz y eficiente. Son programas computacionales que permiten llevar registros de todas las actividades y procesos contables de una empresa así como la preparación de los diferentes reportes como estados financieros.
Y estos permiten un mejor desarrollo en la realización de las labores contables de una formas mucho más rápida, ordenada y una mejor presentación en los reportes contables e informes financieros.
Las cuentas [editar]
Instrumento de representación y medida de cada elemento patrimonial.Se utiliza una palabra y un número, la palabra representa el elemento cualitativo de la cuenta y el número el elemento cuantitativo. Dichas palabras y números son la representación de la realidad de los elementos del patrimonio escritos en un papel. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. Gráficamente se dibujan como una T, donde a la parte izquierda se llama "Débito" o "Debe" y a la parte derecha "crédito"o "haber", sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una mera situación física dentro de la cuenta.( el debe es la parte izquierda de la cuenta y el haber es la parte derecha de la cuenta y no otra cosa como lo puede indicar su palabra) Hay dos tipos de cuenta: de patrimonio y de gestión o de resultados. Las cuentas de patrimonio aparecerán en el Balance y pueden formar parte del Activo o del Pasivo (y dentro de éste, del Pasivo exigible o del Capital, también llamado Fondos propios o Patrimonio Neto). Las cuentas de gestión o de resultados son las que reflejan ingresos o gastos y aparecerán en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Independientemente de si las cuentas son de Patrimonio o de Resultados, también se dice que por su naturaleza son deudoras o acreedoras. Las cuentas son deudoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un activo o siendo de Gestión se refieren a un gasto y son acreedoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un pasivo o a una cuenta de capital, o cuando siendo de Gestión se refieren a un ingreso. Una cuenta complementaria de activo o de pasivo puede invertir la lógica anterior, por ejemplo la Estimación para Cuentas Incobrables o de Inventarios Obsoletos o de Lento Movimiento que siendo cuentas de activo su naturaleza es acreedora. También podemos tener cuentas complementarias en las cuentas de Gestión.
Un tipo muy común de cuenta son las cuentas Corrientes, es una cuenta identificada por una palabra y un número ( por ejemplo Cliente Se JJ y sus debitos y créditos) estas son cuentas que en cualquier momento pueden ser deudoras o acreedoras y su naturaleza la define solamente el hecho de si son cuentas de Patrimonio o de Gestión, y más aún dentro de las clasificaciones anteriores es su ubicación específica dentro del estado financiero lo que define su naturaleza, no olvidemos son cuentas que pueden ser deudoras o acreedoras.
Convenio de cargo y abono y sistema de Partida doble [editar]
Cargar o debitar una cuenta es hacer una anotación en el Debe. Abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotación en el Haber. En las cuentas de activo, cuanto éste aumenta, se cargan, y cuando disminuye, se abonan. En las cuentas de pasivo y de capital, cuando éste aumenta, se abonan, y cuando disminuye, se cargan. El sistema de Partida Doble consiste en que en cada hecho contable, se ha de producir al menos un cargo en una cuenta y un abono en otra, y la suma de los cargos y los abonos efectuados deben ser iguales, en otras palabras, todos los recursos que existen en una empresa son el resultado de la aplicación de recursos que tuvieron una fuente definida.
• Véase también: Teoría del cargo y del abono
Saldo [editar]
Se llama saldo de una cuenta a la diferencia entre los débitos y créditos.
Cuando los débitos sean mayores que los créditos será saldo Deudor
Cuando los créditos sean mayores que los débitos será saldo Acreedor
Cuando los débitos sean iguales a los créditos, se entenderá que la cuenta esta saldada, balanceada o sin saldo.
Los libros contables [editar]
• El Diario o Jornal. Donde se recogen, día a día, los hechos económicos. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama "asiento". Registro de transacciones suscitadas del giro de la empresa.
• El Mayor o Ledger. En él se recogen todas las cuentas, con todos los cargos y abonos realizados en las mismas. Libro resumen del registro del movimiento de una cuenta específica.En el cual también van las inversiones (gastos y ganancias) que la empresa tuvo en ese lapso de tiempo.
• El Libro de Balances o Balance sheet. Los libros de Balances reflejan la situación del patrimonio de la empresa en una fecha determinada.
Los Balances se crean cuando hemos pasado las cantidades de las cuentas de los asientos a su libro mayor.
Existen otros libro que se denominan auxiliares o subdiarios:
• El Libro De Compra Y Venta. Son los libros en que se ingresan las operaciones resultantes por las compras y ventas de un periodo. Sus columnas más importantes son: Fecha|Proveedor o Cliente|N° Documento|Neto|IVA|TOTAL
• El Libro de Caja Americano. Este libro se lleva cuando se utiliza el sistema jornalizador, lo particular de este es que maneja tanto los ingresos como egresos de la caja.
Tipos de contabilidad [editar]
• Artículo principal: Tipos generales de contabilidad
Según los tipos de usuarios (Externos-Internos), pueden ser:
1. Contabilidad financiera.
Da información esencial del funcionamiento y estado financiero de la empresa a todos los agentes económicos interesados (clientes, inversores, proveedores, Administraciones Públicas, etc.). Viene regulada y planificada oficialmente para su comprensión por todos. Se trata de dar constancia a las ratios de Competitividad, Rentabilidad y Productividad para poderles dar utilidad en la actividad de la organización.
2. Contabilidad Directiva.
Que engloba Contabilidad de costos o Contabilidad de gestión. Es la contabilidad interna, para el cálculo de los costos y movimientos económicos y productivos en el interior de la empresa. Sirve para tomar decisiones en cuanto a producción, organización de la empresa, etc.
Los Criterios de medición [editar]
Según el Marco Conceptual para la preparación y presentación de los estados financieros, existen 4 criterios de medición:
• Costo histórico:
Los activos se registran por el monto de efectivo o equivalentes de efectivo pagados, o por el valor justo del activo entregado a cambio en el momento de la adquisición. Los pasivos se registran por el valor del producto recibido a cambio de incurrir en la obligación o, en algunas circunstancias (por ejemplo, impuesto a la renta por pagar) por los montos de efectivo o equivalentes de efectivo que se espera pagar para extinguir la correspondiente obligación.
• Costo Corriente:
Los activos se llevan contablemente por el monto de efectivo, o equivalentes de efectivo, que debería pagarse si se adquiriese en la actualidad el mismo activo u otro de similares características. Los pasivos se registran al monto de efectivo o equivalente de efectivo que se requiere para liquidar la obligación al momento presente.
• Valor Realizable:
Los activos se registran contablemente por el monto de efectivo o equivalentes de efectivo que podrían ser obtenidos, en el momento presente, en la venta no forzada de los mismos. Los pasivos se registran a sus valores de liquidación, esto es, los montos sin descontar de efectivo o equivalentes de efectivo, que se espera pagar por las obligaciones en el curso normal de las operaciones.
• Valor Actual:
Los activos se registran contablemente al valor actual, descontando las futuras entradas netas de efectivo que se espera genere la partida en el curso normal de las operaciones. Los pasivos se registran por el valor actual, descontando las salidas netas de efectivo que se necesitarán para pagar las obligaciones, en el curso normal de las operaciones
lunes, 8 de junio de 2009
Libros Contables
OBJETIVOS
a- reforzar el conocimiento
b- Identificar los pasos en la contabilización de las operaciones comerciales
c- Desarrollar habilidades en los registros contables
d- Reconocer la globalización contable en forma secuencial
e- Afianzar los conocimientos en los registros contables.
f- Cuadrar los libros principales y auxiliares
g- Elaborar balances del mayor y de los auxiliares
La empresa Crazy People Ltda., propiedad de…. Para iniciar operaciones tiene:
En efectivo $ 50.000
Bancos:
De BBVA $5.800.000
Inventario de mercancías
15 manillas, referencia big brazo entero $ 20.000 C/U
24 camisas estampadas $ 3.000 C/U
32 manillas, referencia small a $ 5.000 c/u
Muebles y enseres:
1 Maquina de coser ( fileteadora) avaluado en $3.500.000
1 Maquina para bordados avaluado por $1.000.000
1 escritorio de madera para reuniones y otras cosas referentes a la empresa avaluado en $ 46.000
9 sillas de plástico rimax avaluadas en $10.000 c/u
1 vitrina de vidrio para exhibición referencia N° 5467 avaluada en $100.000 c/u
Cuentas por pagar:
A la Distribuidora de hilos Valentina s.a $ 200.000 y a vitrinas el usurero S.A $ 50.000
a- reforzar el conocimiento
b- Identificar los pasos en la contabilización de las operaciones comerciales
c- Desarrollar habilidades en los registros contables
d- Reconocer la globalización contable en forma secuencial
e- Afianzar los conocimientos en los registros contables.
f- Cuadrar los libros principales y auxiliares
g- Elaborar balances del mayor y de los auxiliares
La empresa Crazy People Ltda., propiedad de…. Para iniciar operaciones tiene:
En efectivo $ 50.000
Bancos:
De BBVA $5.800.000
Inventario de mercancías
15 manillas, referencia big brazo entero $ 20.000 C/U
24 camisas estampadas $ 3.000 C/U
32 manillas, referencia small a $ 5.000 c/u
Muebles y enseres:
1 Maquina de coser ( fileteadora) avaluado en $3.500.000
1 Maquina para bordados avaluado por $1.000.000
1 escritorio de madera para reuniones y otras cosas referentes a la empresa avaluado en $ 46.000
9 sillas de plástico rimax avaluadas en $10.000 c/u
1 vitrina de vidrio para exhibición referencia N° 5467 avaluada en $100.000 c/u
Cuentas por pagar:
A la Distribuidora de hilos Valentina s.a $ 200.000 y a vitrinas el usurero S.A $ 50.000
Taller Los Pujantes
Los pujantes Ltda., se dedican ala comercialización de libros (413528), utilizan el sistema de inventarios permanente y tenia el siguiente balance general al 31 enero/2005:
LOS PUJANTES LTDABalance general al 31 enero/2005
ACTIVOS:
BANCOS…………………... $24’000.000
INVENTARIOS…………….$10’000.000CXC
CIENTES…………….$29’000.000
Vehiculo…………………….$36’000.000
Dep.Acumulada….. $12’000.000
TOTAL ACTIVOS…………$87’000.000
PASIVOS:
PROVEEDORES………….$31’000.000
TOTAL PASIVOS………$31’000.000
PATRIMONIO:
APORTES DE CAPITAL… $15’000.000
UTILIDADESACUMULADAS $41’000.000
TOTAL PATRIMONIO:… $56’000.000
PASIVO Y PATRIMONIO: $87’000.000
Nota: el saldo de inventarios son: 200 libros a $ 50.000 c/u“todos sus inventarios están gravados con iva 16% y pertenece al régimen común del IVA. El vehiculo es para uso exclusivo de la gerencia.
Feb 01: compro a crédito al proveedor “ A Ltda. “ 100 libros a $ 70.000 c/u, descuento comercial del 10% descuento PPP 20 % /5, 15%/15, 5%/30.
Feb 03: Vendió a crédito al cliente “ X Ltda.” 80 libros a $ 140.000 c/u, descuento comercial del 10%, descuento PPP 20%/5, 15%/ 15, 5%/30
Feb 07: compro a crédito al proveedor “ B Ltda.” 60 libros a $ 58.000 c/u.
Feb 08: devolvió 2 libros al proveedor “B Ltda.”
Feb 10: Vendió a crédito a cliente “ Y Ltda..”
Feb 11: El cliente “ Y Ltda.” Devolvió 5 libros
Feb 26: Giro cheque para pagar la totalidad al proveedor “ A Ltda.” (Feb 1)
Feb 27: El cliente “ X Ltda. “ (Feb 3) consigno la totalidad quedando a paz y salvo.
Feb 28: Le llego factura de “ arrendamos Ltda..” cobrandole el arriendo por valor de $ 2’000.000 mas iva del 10% (50% admón., 505 ventas).
Libro Diario
LOS PUJANTES LTDABalance general al 31 enero/2005
ACTIVOS:
BANCOS…………………... $24’000.000
INVENTARIOS…………….$10’000.000CXC
CIENTES…………….$29’000.000
Vehiculo…………………….$36’000.000
Dep.Acumulada….. $12’000.000
TOTAL ACTIVOS…………$87’000.000
PASIVOS:
PROVEEDORES………….$31’000.000
TOTAL PASIVOS………$31’000.000
PATRIMONIO:
APORTES DE CAPITAL… $15’000.000
UTILIDADESACUMULADAS $41’000.000
TOTAL PATRIMONIO:… $56’000.000
PASIVO Y PATRIMONIO: $87’000.000
Nota: el saldo de inventarios son: 200 libros a $ 50.000 c/u“todos sus inventarios están gravados con iva 16% y pertenece al régimen común del IVA. El vehiculo es para uso exclusivo de la gerencia.
Feb 01: compro a crédito al proveedor “ A Ltda. “ 100 libros a $ 70.000 c/u, descuento comercial del 10% descuento PPP 20 % /5, 15%/15, 5%/30.
Feb 03: Vendió a crédito al cliente “ X Ltda.” 80 libros a $ 140.000 c/u, descuento comercial del 10%, descuento PPP 20%/5, 15%/ 15, 5%/30
Feb 07: compro a crédito al proveedor “ B Ltda.” 60 libros a $ 58.000 c/u.
Feb 08: devolvió 2 libros al proveedor “B Ltda.”
Feb 10: Vendió a crédito a cliente “ Y Ltda..”
Feb 11: El cliente “ Y Ltda.” Devolvió 5 libros
Feb 26: Giro cheque para pagar la totalidad al proveedor “ A Ltda.” (Feb 1)
Feb 27: El cliente “ X Ltda. “ (Feb 3) consigno la totalidad quedando a paz y salvo.
Feb 28: Le llego factura de “ arrendamos Ltda..” cobrandole el arriendo por valor de $ 2’000.000 mas iva del 10% (50% admón., 505 ventas).
Libro Diario
Peps
Promedio Ponderado
ARCHIVISTICA
El archivos es importante para la administración ya que permite toma de decisiones y Fuentes de historia.
Gestión documental
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes ala planificación y buen manejo de los archivos para que estos se co0nserven (Art. 3. ley 594 de 2000).
Esto con el fin de que haya transparencia en la gestión administrativa.
Debe de haber un equipo que dirija y se responsabilice de la documentación.
PDG-programa de gestión documental
Se compone de consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivistito.
Se basa en la adopción de tablas de retención documental, seguimiento, identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus flujos de información.
Proceso de producción de documentos:
1-Creación y diseño de documentos: se basa en métodos de impresión y selección de soportes documentales.
2-Normalización de la producción documental: Formatos impresos y numerote copias de los archivos.
Proceso de recepción:
1-Radicación: Procedimiento en el que se le asigna un numero a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia, fecha y hora.
2-Registro: Procedimiento en el que las entidades ingresan en subsistemas, se caracteriza por datos anexos.
Proceso de distribución:
1-Distribución de documentos recibidos: consiste en registrar la llegada del documento identificación de dependencias.
2-Distribución de documentos internos: Identificación de dependencias, enrutamiento de documentos a dependencia.
3-Distribución de documentos enviados: Definición de medios de distribución, fax, correo, etc.
Proceso de tramite:
1-Recepción de solicitud o tramite: Diligenciamiento de platilla de control y ruta de tramite.
2-Respuesta: Preparación y proyección de respuesta.
Proceso de organización:
1-clasificación documental: Aplicación del atabla de retención y/o valoración de la dependencia.
Conformación de series y subseries de documentos.
2-ordenación documental: Crear y cerrar expedientes, organización de series documentales, foliación.
3-Descripción documental: Análisis de información y extracción de contenidos.
Los documentos son importantes por que permiten comunicación humana.
Son medio valioso de información, son comprobantes es decir sirven de constancia.
CLASES DE DOCUMENTOS
-Sustantivos: se derivan de las funciones específicas de la entidad.
-Facilitativos: Son documentos comunes a todas las instituciones.
Ciclo vital de los documentos
Primera edad: planificación
Segunda edad: vigencia
Tercera edad: fase permanente
VALORACION
Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada fase de archivo.
Primarios
-administrativo
-Legal
-Fiscal
-contable
-Técnico
secundarios:
-historia
-cultura
-ciencia
-investigacion
Podemos llevar el manejo de nuestros archivos mediante:
Cuadro de clasificacion documental
Registro en el formato de inventario
lunes, 4 de mayo de 2009
Suscribirse a:
Entradas (Atom)
